A partir de hoy, y después de un proceso gradual de cambios, el papel dejará de existir definitivamente en el fuero penal de la Justicia provincial, y todas las causas se tramitarán electrónicamente a través del llamado Sistema Informático de Gestión de Legajos Penales.

Así será porque se pondrá en práctica el acuerdo 3563 del Superior Tribunal de Justicia aprobando las pautas básicas del uso del SIGeLP. Este texto, refrendado por los cinco ministros que integran el cuerpo, había definido que su obligatoriedad regiría a partir el 1 de noviembre.

El proceso de despapelización –o “papel cero– se da en el marco de una política institucional del STJ de incorporar nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC’S) a los procesos judiciales, y hoy concluye con la conformación del legajo electrónico en todas las etapas del procedimiento penal. En la práctica significa que cualquier actuación debe validarse a través de la citada plataforma.

En este contexto, La Pampa pasará a ser la única provincia que combinará el sistema procesal más moderno (acusatorio) con la digitalización absoluta de los expedientes. Si bien la Patagonia, en general, es la región más avanzada en la implementación de ese sistema y las provincias que la integran fueron aprendiendo unas de otras a partir de sus experiencias particulares; lo inédito del método pampeano es que, además, solo tendrán valor los documentos digitales y que todas las partes del expediente (fiscales, defensores, querellantes, peritos, policías) podrán trabajar simultáneamente por tratarse de un sistema informático único.

El abandono del formato papel no se produjo intempestivamente, sino que se trató de una transformación paulatina, donde cada paso se fue acordando con los distintos operadores del sistema, incluyendo al Ministerio Público Fiscal y al Ministerio Público de la Defensa.

El punto de partida de esta nueva metodología habría que fijarlo en el 1 de marzo de 2011 cuando, en la Provincia, comenzó a regir el nuevo Código Procesal Penal, ya que para su implementación operativa el Poder Judicial desarrolló –con recursos humanos y tecnológicos propios– el novedoso Sistema Informático de Gestión de Legajos Penales.

Desde ese momento se fueron superando etapas a partir de las sugerencias de los propios usuarios, permitiendo el mejoramiento del sistema y su adecuación a las necesidades propias del proceso penal. Así fue que, en principio, al SIGeLP lo utilizaron exclusivamente por los operadores internos, a posteriori se sumaron los externos y desde el 1 de octubre de 2014 se añadió el procedimiento de notificación electrónica.

Pero si hubo una medida que terminó de cohesionar este método de trabajo fue la implementación, a fines de 2016 y por resolución del STJ, del mecanismo de expedición de órdenes de allanamiento por vía electrónica. Esa medida no solo ha permitido continuar agilizando y acortando los tiempos de la tramitación de los expedientes penales, sino que además mostró un trabajo mancomunado y coordinado entre jueces, fiscales, defensores y policías, que persiste al día de hoy.

Efecto multiplicador.

“El soporte electrónico al que se apunta, aporta un nuevo efecto multiplicador en el uso de la información y aumenta la eficacia por el acceso simultáneo que los litigantes pueden tener de un caso, sin necesidad de tener físicamente el expediente papel para acceder a la información”, señaló el Superior Tribunal en la acordada 3563, añadiendo que “el objetivo principal de aprovechar las tecnologías es maximizar los beneficios que su uso permite como sistema interactivo e inteligente que contenga información de calidad”. Además remarcó que otra de las ventajas es la de “poner de relieve la lectura online y simultánea de todo el legajo por las partes”.

Incluso la utilización del SIGeLP no solamente redunda en la reducción de los tiempos procesales, sino en un ahorro económico. “Su uso como herramienta de gestión incrementa la eficiencia de la estructura del Poder Judicial, reduciendo costos a través del uso de notificaciones electrónicas a los profesionales del Derecho, y otros muchos beneficios en el uso de los recursos”, puede leerse en el acuerdo.

En otro tramo del texto, se indicó que “la generación de datos o sus cambios en un legajo electrónico se almacenan en forma inteligente, por lo que su búsqueda prescinde del iter (léase proceso de desarrollo del delito) cronológico de su generación. Ello, además, impacta favorablemente en la reducción del seguimiento físico de los expedientes y de las superficies de archivos; reduciendo la actividad de las mesas de entradas tradicionales, dando lugar a la atención prioritaria del ciudadano y facilitando la búsqueda inmediata de legajos por cualquier variable posible (imputado, víctima, escrito en particular, etc.)”.

“A la vez que se elimina el desplazamiento físico de expedientes papel para cada intervención de los jueces, defensores o fiscales, como así también la generación de fotocopias a las partes, y se facilita la localización, rastreo y selección de jurisprudencia por distintos criterios de búsqueda (v.gr. juez, firmante, fecha, voz temática)”, remarcó el STJ.

Detalles.

El legajo electrónico –como viene ocurriendo en la práctica desde hace tiempo, con la salvedad que desde mañana será obligatorio para todos los operadores– contendrá toda la información, datos y actos procesales de los usuarios del sistema. Las fiscalías y las defensas cargarán todo lo que hace a su teoría del caso y que efectivamente se vaya a judicializar. A su vez, en la configuración de la visibilidad de las actuaciones se extremarán los recaudos para que cada operador tenga acceso a lo estrictamente necesario para ejercer su función.

Si un usuario quiere presentar un escrito firmado en papel por su defendido o representado, o cualquier otra información que originalmente esté en papel, lo hará digitalizándolo dentro de una actuación que remitirá a través del SIGeLP con cargo al organismo que corresponda. El profesional asume el carácter de depositario judicial de los documentos que ingrese bajo esa modalidad.

El registro de datos en el Sistema debe ser oportuno e íntegro. Cada movimiento del proceso tendrá que ser incorporado en el momento de su ocurrencia y de forma tal, en cuanto a su contenido documental, que de su lectura se desprenda el contenido de cada acto emanado del órgano judicial y sus pertinentes referencias. Se prestará especial atención a la correcta carga de datos de todos los sujetos involucrados en los legajos, con sus datos identificatorios.

Finalmente, cada operador del SIGeLP es responsable de cargar en la agenda interactiva que proporciona el sistema toda audiencia que tenga en otro organismo, además de inhabilitar los días u horarios en que no estará disponible, debiendo sentar los motivos del bloqueo.